Koszty firmy mogą przynieść Tobie oszczędności. Choć brzmi to dość zaskakująco, rzeczywiście odpowiednie ujęcie wydatków firmy, może przynieść Tobie niższy podatek dochodowy. Jak to zrobić? Jakie koszty można ująć w wydatkach firmy? Odpowiedzi na to i wiele innych pytań zawarliśmy w naszym artykule. Zapraszamy do lektury.

Koszty firmy czym są?

Koszty firmy, czyli koszty uzyskania przychodu wynikają z prowadzenia działalności gospodarczej rozliczanej na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub podatkiem liniowym. Wspomniane koszty firmy, to taki wydatek, który pomaga w uzyskaniu przychodu z prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej. Im wyższe koszty firmy tym niższy podatek dochodowy – co stanowi wspominane wcześniej oszczędności przedsiębiorstwa. W interesie przedsiębiorców jest zatem generowanie kosztów, które pomagają w rozwoju firmy, a jednocześnie obniżają wysokość podatku dochodowego. Przedsiębiorca będący aktywnym płatnikiem podatku VAT, może znaleźć również zalety w towarach i usługach zakupionych na jego firmę (w tym wliczamy również podatek VAT, który z tego tytułu płaci), ponieważ wpływa to na kwotę podatku VAT do zapłaty.

Koszty firmy – jak je udokumentować?

Jak w przypadku każdej procedury księgowej, również koszty uzyskania przychodów należy udokumentować według określonych zasad. Przedsiębiorca musi wykazać zależność miedzy poniesionymi przez siebie kosztami, a uzyskaniem przychodu z racji tego, co zostało przez niego zakupione na poczet rozwoju firmy. Przede wszystkim koszty uzyskania przychodu możemy udokumentować za pośrednictwem: faktur, rachunków oraz dokumentów docelowych. Kupując nowy laptop do swojej firmy – który w założeniu ma pomóc wykonywanie obowiązków zawodowych – musimy udokumentować to poprzez okazanie, np.: faktury zakupu danego urządzenia.

Co można wrzucić w koszty firmy?

Przejdźmy do najbardziej interesującego zagadnienia, czyli tego co przedsiębiorca może wrzucić w koszty firmy. Nie sposób zawrzeć wszystkich produktów i usług, które można zawrzeć w kosztach uzyskania przychodu. Postaraliśmy się jednak znaleźć największą grupę kosztów, które będą służyć największej ilości przedsiębiorców.

Podstawowe koszty firmy

Zacznijmy od podstawowych i oczywistych kosztów uzyskania przychodu, do których możemy wliczyć m.in.:

• wypłatę wynagrodzeń dla pracowników,
• zakup towarów handlowych i materiałów,
• opłaty bankowe za prowadzenia konta bankowego dla firmy,
• zakup paliwa do pojazdu firmowego,
• materiały biurowe (długopisy, skoroszyty, kalendarze, papier do drukarki).

Ponadto przedsiębiorcy mogą również kupić samochód na firmę – nie dotyczy to tylko firm transportowych, ale każdego przedsiębiorcy, ponieważ samochód umożliwia mu dojazd m.in. do klientów.

Siedziba firmy

Podstawowym wydatkiem, który bez problemów można uwzględnić w kosztach firmy jest siedziba firmy, a w szczególności: czynsz, opłaty związane z ogrzewaniem, energią elektryczną, utrzymaniem, konserwacją. Siedziba firmy to biuro, magazyn, hale produkcyjne i wszystkie inne budynki, które generują wyżej wymienione koszty. To jednak nie wszystko, co może być związane z kosztami Twojego lokum. Twoje biuro powinno być dostosowane do tego, aby móc w nim pracować. W związku z tym wszystkie koszty związane z przygotowaniem miejsca kwalifikują się do kosztów uzyskania przychodu. Wszelkie remonty: malowanie, tynkowanie, zmiana podłogi, instalacja oświetlenia, czy elektryczności jest niezbędne do prowadzenia działalności. Do tego możemy dodać również wyposażenie biura (lub innego budynku związanego z Twoją firmą). Bez problemu możesz zatem w koszty firmy wpisać meble biurowe, drzwi, okna, klimatyzacja, czy wyposażenie biurowej kuchni. Raczej ta opcja nie sprawdzi się, jeśli Twoim biurem jest dom – zatem remont kuchni czy łazienki w Twoim własnym domu niekoniecznie jest dobrym przykładem. I chociaż przepisy nie wskazują na próg wartości, jakiego nie powinniśmy przekroczyć przy zakupie np.: fotela biurowego, to warto z rozwagą podchodzić do naszych zakupów. Urząd Skarbowy może zwrócić uwagę, jeśli zdecydujemy się na zakup wazonu dekoracyjnego o wartości kilku tysięcy złotych. Dlatego warto skupić się na tym, co jest nam naprawdę w praktyce potrzebne.

Koszty firmy związane ze stroną internetową

Czy przedsiębiorstwo potrzebuje swojej strony internetowej? Tak. W końcu to ona pozwala mu dotrzeć do klientów, przedstawić swoje usługi, a także umożliwia z nimi kontakt. Ponadto dla przedsiębiorstw prowadzących sprzedaż internetową jest to wręcz niezbędne. Założenie domeny internetowej można bez problemu wpisać w koszty firmy – należy oczywiście pamiętać o udokumentowanie tego zakupu fakturą. Podobnie jest z zakupem hostingu, jak również z pozycjonowaniem strony internetowej. Dzięki pozycjonowaniu, Twoja firma ma szansę pokazać się szerszej publiczności i dotrzeć do większej grupy odbiorców – dlatego bez problemu możemy wpisać taką usługę w koszty naszego przedsiębiorstwa.

Koszty firmy i elektronika

Laptop, czy komputer stacjonarny to urządzenia, które w obecnych czasach są niezbędne do prowadzenia firmy. Oznacza to, że w koszty uzyskania przychodu, możemy wpisać takie urządzenia, jak m.in.: laptopy, tablety, komputery, monitory, mysz, klawiaturę, głośniki, słuchawki, kamerę internetową, a także telefon, fax, drukarkę i wszystko to, co niezbędne w naszej firmie. Należy jednak zachować umiar w tego typu wydatkach, ponieważ jeśli jednoosobowa firma nie zatrudniająca pracowników będzie wpisywać w koszty uzyskania przychodów co miesiąc nowy komputer – z pewnością wzbudzi to uwagę Urzędu Skarbowego. Poza elektroniką w koszty uzyskania przychodów możemy wliczyć również oprogramowanie do komputera, a więc: system operacyjny, aplikacje do przechowywania dokumentów w chmurze, Offie365 dla firm, firmową pocztę, programy antywirusowe, jak również programy specjalistyczne, które umożliwiają nam pracę – jak np.: Adobe Photoshop, jeśli zajmujemy się grafiką.

Biuro Rachunkowe Kraków oferuje firmom kompleksowe usługi z zakresu księgowości, w tym również informacje na temat tego, co przedsiębiorca może uwzględnić w kosztach swojej firmy. Służymy profesjonalną pomocą dla naszych klientów.